Ablage digital: Das papierlose Büro?

So oft man auch sein Fach in der Schule leert, ständig finden sich dort neue Einladungen, Protokolle und sonstige Unterlagen. Bisher hatte ich sie nach Gebrauch immer sorgfältig in den richtigen Ordner abgeheftet und danach nie wieder angesehen.

Seit 4 Monaten nutze ich einen Dokumentenscanner in Verbindung mit DevonThink, einer Dokumentenverwaltungssoftware für Mac OS X, um meine Papierberge in den Griff zu bekommen.

Scanner

Ich nutze einen Fujitsu ScanSnap 510 (bei mir Version M für Apple Macintosh, ohne M auch für Windows). Das Gerät ist mit einer Grundfläche von deutlich weniger als einem DinA4-Blatt sehr platzsparend. Man kann bis zu 50 Seiten in den Einzug legen und per Knopfdruck beidseitig in Farbe mit bis zu 600 DPI einscannen lassen.

Die Geschwindigkeit variiert mit der Auflösung, für PDF-Dokumente sind 300 DPI gut geeignet und der Scanner schafft dann über 8 Seiten pro Minute.

Die Scannersoftware reicht das entstehende Bild an andere Programme weiter, die dann entweder eine Texterkennung durchführen und ein PDF erstellen oder das Bild direkt abspeichern. Je nach Programm dauert die Texterkennung deutlich länger als der Scanvorgang. Dies stört aber nicht, da man sowohl während des Scannens als auch der Texterkennung ungehindert weiterarbeiten kann.

Man muss zur Zeit (je nach Modell: 500, 510, M oder nicht) zwischen 350 und 600 Euro für den Scanner investieren. Dabei hängt der Preis auch davon ab, ob man etwa Adobe Acrobat benötigt oder auf eine andere Software zur Texterkennung und PDF-Generierung zurückgreift. In der c't 06/2009 wurden auch andere Dokumentenscanner getestet.

Der folgende Film zeigt das Scannen von 10 Seiten in etwa 30 Sekunden mit einer Auflösung von 150 DPI, genug zur Archivierung von Einladungen und Protokollen.

DevonThink

Mein Scanner reicht die gescannten Bilder an das Datenbankprogramm DevonThink Pro Office weiter, dort werden sie einer Texterkennung unterzogen und als PDF abgelegt. Dabei erscheint das Dokument exakt wie im Original, der Text liegt versteckt dahinter, lässt sich markieren, kopieren und was am wichtigsten ist: schnell wiederfinden. Mit der Volltextsuche kann man Dokumente leicht auf Grund von Wörtern und Wortfolgen finden, auch wenn man sich nicht an den Titel erinnert.

Die Datenbank ist hierarchisch geordnet, Ordner enthalten wieder Unterordner und so weiter. Man legt seine Dateien einfach am passenden Ort ab, Duplikate kann man ebenso unkompliziert in mehreren Orten anlegen.

dt_ordner_hierachie

Nun kommt die künstliche Intelligenz des Programms ins Spiel. DevonThink analysiert die Dokumente in einem Ordner und kann nun erkennen, wohin ein neues Dokument sortiert werden muss. Scannt man beispielsweise ein Protokoll einer Dienstbesprechung, macht DevonThink folgende Vorschläge:

dt_einsortieren

Ein Klick auf den "Verschieben"-Knopf und das Dokument ist am richtigen Ort, ohne dass ich umständlich dorthin navigieren musste. Das klappt erstaunlich gut und sicher - je nachdem wie sinnvoll und trennscharf man seine Ordner angelegt hat - Sammelordner für alles Mögliche sind nicht so gut geeignet.

Das Programm kann noch so viel mehr: PDFs zusammenführen und trennen, thematisch ähnliche Dokumente finden, sogar der Zugriff per Internet auf die Datenbank ist möglich. Bei Gelegenheit werde ich dem Programm einen eigenen Artikel widmen.

DevonThinkPro Office kostet zur Zeit (1 Dollar = 0,79 Euro) inklusive 25% Lehrer-Rabatt etwa 106 Euro, die Personalversion (ohne Texterkennung) gibt es für etwa 36 Euro. Lauffähig ist das Programm ab Mac OS X 10.5.

Der Film zeigt das Scannen eines Dokuments, die Texterkennung und die automatische Einsortierung durch DevonThink. Man muss allerdings nicht wie ich im Film auf die Texterkennung warten, da sie im Hintergrund abläuft und den Arbeitsfluss nicht stört.

Lohnt es sich?

Ja.

Das papierlose Büro liegt zwar noch in weiter Ferne, aber das Gerät (und DevonThink) ist aus meiner Arbeitsorganisation nicht mehr wegzudenken. Viele alte Ordner habe ich inzwischen geleert und Platz für wichtigere Dinge geschaffen. Neue Dokumente werden nun gescannt und danach weggeworfen. Der Zugriff auf die gescannten Dokumente ist Dank intelligenter Einsortierung und Volltextsuche sehr viel schneller und einfacher geworden.

Natürlich muss man sich eine gute Backup-Strategie zurechtlegen (und befolgen), damit die Daten nicht mit ein paar Klicks verloren gehen.

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