Mein Scanner reicht die gescannten Bilder an das Datenbankprogramm DevonThink Pro Office weiter, dort werden sie einer Texterkennung unterzogen und als PDF abgelegt. Dabei erscheint das Dokument exakt wie im Original, der Text liegt versteckt dahinter, lässt sich markieren, kopieren und was am wichtigsten ist: schnell wiederfinden. Mit der Volltextsuche kann man Dokumente leicht auf Grund von Wörtern und Wortfolgen finden, auch wenn man sich nicht an den Titel erinnert.
Die Datenbank ist hierarchisch geordnet, Ordner enthalten wieder Unterordner und so weiter. Man legt seine Dateien einfach am passenden Ort ab, Duplikate kann man ebenso unkompliziert in mehreren Orten anlegen.
Nun kommt die künstliche Intelligenz des Programms ins Spiel. DevonThink analysiert die Dokumente in einem Ordner und kann nun erkennen, wohin ein neues Dokument sortiert werden muss. Scannt man beispielsweise ein Protokoll einer Dienstbesprechung, macht DevonThink folgende Vorschläge:
Ein Klick auf den "Verschieben"-Knopf und das Dokument ist am richtigen Ort, ohne dass ich umständlich dorthin navigieren musste. Das klappt erstaunlich gut und sicher - je nachdem wie sinnvoll und trennscharf man seine Ordner angelegt hat - Sammelordner für alles Mögliche sind nicht so gut geeignet.
Das Programm kann noch so viel mehr: PDFs zusammenführen und trennen, thematisch ähnliche Dokumente finden, sogar der Zugriff per Internet auf die Datenbank ist möglich. Bei Gelegenheit werde ich dem Programm einen eigenen Artikel widmen.
DevonThinkPro Office kostet zur Zeit (1 Dollar = 0,79 Euro) inklusive 25% Lehrer-Rabatt etwa 106 Euro, die Personalversion (ohne Texterkennung) gibt es für etwa 36 Euro. Lauffähig ist das Programm ab Mac OS X 10.5.
Der Film zeigt das Scannen eines Dokuments, die Texterkennung und die automatische Einsortierung durch DevonThink. Man muss allerdings nicht wie ich im Film auf die Texterkennung warten, da sie im Hintergrund abläuft und den Arbeitsfluss nicht stört.